Modelo de Gestión Documental RTA para Uruguay
UAIP y el Archivo General de la Nación (AGN)
presentaron el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la
Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) a referentes de acceso a
la información pública de los organismos públicos.
Según los especialistas, este modelo presenta varias
ventajas para el país. Las iniciativas de transparencia y acceso a la
información pública dependen en gran medida de la calidad, la fiabilidad y la
accesibilidad de los archivos públicos que custodian esa información.
Cuando se trabaja con controles adecuados en la
administración de archivos, con estándares y procedimientos eficaces, los
ciudadanos y los trabajadores públicos pueden confiar no solo en la fiabilidad
de los datos extraídos de los archivos, sino en la existencia de un reflejo
completo –a través de los documentos- de las actividades y funciones que cumple
la organización.
La normalización de las políticas y de los
procedimientos de la gestión de documentos asegura su adecuada atención y
protección. A su vez permite que los valores probatorios y la información que
contienen puedan ser preservados y recuperados de un modo eficiente y más
eficaz, al utilizarse prácticas y procesos normalizados basados en buenas
prácticas. El Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGD)
presentado por la RTA cumple con estas condiciones.
Este modelo está compuesto por ocho Guías de
implementación, tres de ellas políticas o gerenciales y cinco de procesos u
operacionales.
Esquema del MGD de la RTA
Cada Guía de implementación es un documento que
establece las líneas generales de actuación que han de seguirse para
implementar el modelo. Están fundadas en normas y buenas prácticas
internacionales y se materializan en una serie de requisitos a implementar.
Tienen diferentes niveles de mejora para la consecución de los compromisos que
se identifican según un código de color:
Guías de implementación de políticas o
gerenciales
Ofrecen a la alta dirección y a los responsables de
coordinar la implementación del MGD las líneas generales de actuación y los
compromisos necesarios para diseñar e implantar una política de gestión de
documentos y archivo de la organización, que permita implementar el Modelo de gestión
de documentos de la RTA.
Guías de implementación de procesos y
controles u operacionales
Ofrecen a los coordinadores técnicos encargados de la
implementación del MGD las líneas generales de actuación y los compromisos
necesarios para implementar los procesos y controles técnicos del Modelo de
gestión de documentos de la RTA.
A su vez, las guías están complementadas por
veinticinco directrices de las que dependen. Las directrices son aquellos
documentos explicativos destinados a facilitar las claves necesarias para la
implementación de los compromisos o grupos de compromisos definidos en las
guías de implementación. Se trata de pequeños “manuales” centrados en un tema y
estructurados de forma más libre que las Guías de Implementación.
Los usuarios principales de las directrices son
técnicos encargados de la implementación del modelo y persona de la
organización. Los usuarios secundarios son externos a la organización.
Mediante el MGD se
intenta incluir a todo el personal implicado dentro de una organización en
procesos de gestión documental y archivos, así como a la ciudadanía y a otras
organizaciones externas que se verán beneficiadas por una eficaz y eficiente
gestión de los documentos y de los archivos.
Fuente:
- UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (2015) Modelo de Gestión Documental RTA para Uruguay. Recuperado de: http://www.uaip.gub.uy/inicio/noticias/modelo+de+gestion+documental+rta+para+uruguay
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